Abwicklung der Abrechnung einer Veranstaltung über die Laju Service GmbH
Warum GmbH?
Als Landjugendgruppe dürft ihr pro Jahr maximal 25.000 Euro Umsatz (alle Einnahmen aus Festen inkl. Ernteball, Tag der offenen Tür etc.) erwirtschaften. Wenn ihr über den Betrag von 25.000 Euro kommt, müsst ihr Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Dazu muss dann eine lückenlose Buchführung vorgewiesen werden. Daher lasst eure Feten über die Laju Service GmbH abrechnen.
Ablauf:
- Ihr registriert euch unter login.lajuservicegmbh.de
- Dort findet ihr alle Infos sowie unser Anmeldeformular
- Das Anmeldeformular mindestens 3 Wochen vor der Veranstaltung ausfüllen und unterschrieben. Erst dann sind eine Abrechnung und auch eine Überweisung eurer Rechnungen möglich.
- Alle Rechnungen müssen als Rechnungsanschrift die Adresse der Laju Service GmbH tragen, Lieferanschrift ist dann eure Adresse.
- Wir bezahlen dann eure Rechnungen
- Alle Einnahmen, abzgl. eurer Barausgaben, von der Veranstaltung zahlt ihr bar bei uns ein. Dies kann entweder anhand einer Botenkarte bei der SPK Mittelholstein
oder Nord-Ostesse-Sparkasse geschehen, am Schalter bei der Kreissparkasse Herzogtum-Lauenburg oder mit Karen zusammen bei einer Sparkasse Westholstein. - Überweisungen eurerseits sind wegen dem Geldwäschegesetz nicht mehr möglich.
- Die Einnahmen und Ausgaben werden verrechnet und ihr bekommt den Reingewinn abzüglich Personalnebenkosten und Gebühren wieder ausgezahlt. Dieser ist dann deutlich kleiner als der Umsatz.
Rechnungen einreichen:
- Alle Rechnungen müssen die Rechnungsadresse der Laju Service GmbH tragen (Laju Service GmbH Grüner Kamp 19-21 24768 Rendsburg)
- Alle Rechnungen müssen im Original zu uns geschickt werden.
→ Rechnungen, die per Mail kommen, an lajuservicegmbh@landjugend-sh.de weiterleiten
→ Papierrechnungen und Bons per Post nach Rendsburg schicken
- Barrechnungen und Quittungen über 20 € können auch mit eingereicht werden, diese dann bitte mit kurzer Erklärung zu uns nach Rendsburg schicken.
- Bei Rechnungsbeträgen über 250€ muss es eine Rechnung geben. Bei Quittungen und Bons kann ansonsten keine Umsatzsteuer geltend gemacht werden.
- Rechnung im Vorfeld, wie z. B. Einlassbänder, Becher oder Plakate können auch schon vor der Veranstaltung zur Bezahlung geschickt werden.
- Alle eingegangenen Rechnungen findet ihr dann im Online-Portal
- Damit auf der GEMA-Rechnung auch unsere Rechnungsadresse draufsteht, müssen wir sie beantragen. Im Cloud-Ordner findet ihr eine Datei zum Thema GEMA mit einer Beschreibung, wie ihr das macht (bei uns gibt es 20% Rabatt).
- Rechnungen für Versicherung und Genehmigungen bezahlen wir NICHT, da das direkt über euch laufen muss.
- Bestellt ihr Sachen im Ausland, gebt bitte unsere Umsatzsteuer-ID DE335371188 an, dann fällt die Steuer auf die Rechnung weg. Ansonsten kann die Steuer bei der Abrechnung nicht mitberücksichtigt werden.
Abrechnung:
- Bitte gebt bei Karen Stender Bescheid, wenn alle Rechnungen eingereicht wurden, bzw. wenn noch welche ausstehen, die oftmals etwas länger brauchen.
- Wenn alle Rechnungen bezahlt wurden, wird die Endabrechnung erstellt. Diese bekommt ihr per E-Mail zugeschickt.
- Provision für die GmbH: Wir behalten nach Abschluss der Veranstaltung 5 % (Lajus) bzw. 6,5% (andere Gruppen) des Gesamtumsatzes – bei 12.340 Euro wären das z.B. 617 Euro; dieser Betrag wird vom Reingewinn (das, was am Ende über ist) abgezogen.
Den Rest bekommt ihr als Ausschankprovision auf euer Konto zurück überwiesen.
Versicherung:
Wir empfehlen euch einen Abschluss einer Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung. Der Landjugendverband Schleswig-Holstein bietet die Möglichkeit so eine Versicherung abzuschließen.
Gebt bei der Anmeldung gerne den Zeitraum für Auf- und Abbau mit an. Dort passieren erfahrungsgemäß die meisten Schäden.
Unter Downloads findet ihr den Vordruck dafür. Diesen spätestens bis 1 Woche vor der Veranstaltung ausfüllen, unterschreiben und nach Rendsburg schicken. Entweder per Post an
Landjugendverband Schleswig-Holstein e.V.
Grüner Kamp 19-21
24768 Rendsburg
Oder per E-Mail an info@landjugend-sh.de
Der Beitrag für die Versicherung kann nicht über die Laju Service GmbH abgerechnet werden, da ihr der Versicherungsnehmer seid.
Wenn ihr noch Fragen habt, meldet euch bei uns!
Zeitlicher Ablauf
